L'adhésion au projet est libre et gratuite.
Toutefois, il est demandé aux communes souhaitant bénéficier de l'infrastructure centrale (pour héberger leur site internet ou utiliser les applications qui s'y trouvent) de signer une convention d'accès au serveur CommunesPlone. Cette convention est passée entre chaque commune et l'Union des Villes et Communes de Wallonie. Elle règle les modalités d'utilisation du serveur et fixe le montant de la participation demandée, à savoir 100 euros TVAC par mois. Par cette convention, l'Union des Villes et Communes s'engage également à offrir aux communes un support pour les outils CommunesPlone auxquels elles accèdent sur le serveur.

Un exemplaire téléchargeable de la convention est disponible sur le site de l'UVCW.