Les outils proposés dans le cadre du projet CommunesPlone sont sous licence GPL. Cela veut dire qu'ils sont libres d'utilisation, de modification et de distribution.
Les outils sont donc librement téléchargeables (voir cette documentation pour plus d'infos).

Les outils sont développés par un ensemble d'acteurs différents qui les font également évoluer.

Ces acteurs sont principalement :

• les développeurs de la communauté Plone, concernant l'outil lui-même ou des modules complémentaires
• les développeurs de la communauté "secteur public", concernant les produits développés dans la cadre du projet. Cette communauté regroupe des agents de la fonction publique (secteur communal, régional) et des consultants informatiques, et cela au niveau international.

Si quelques développeurs apportent des améliorations dans les outils par passion et motivation personnelle, la plupart le fait dans le cadre d'un travail rémunéré : soit pour leur propre employeur (besoins internes), soit pour des clients qui financent le développement.

• soit les besoins de l'utilisateur sont couverts par les fonctionnalités existantes et ce premier est entièrement satisfait de l'aubaine de disposer d'un logiciel sans coût de licence.
• soit l'outil n'offre pas toutes les fonctionnalités dont l'utilisateur aurait besoin. Se présentent alors deux possibilités : l'utilisateur attend que l'outil évolue tout seul ou alors il décide d'investir financièrement dans le développement, que ce soit par un développement interne s'il dispose des compétences nécessaires ou alors en finançant la réalisation par un consultant externe.

L'évolution des logiciels libres ne se fait donc pas tout seul et dépend du financement apporté par les utilisateurs. L'intérêt de ce mode de financement est qu'il profite à tout le monde (et à l'utilisateur en premier, de par la version de base gratuite existante et les fonctionnalités personnelles qu'il rajoute) et que le développement d'une nouvelle fonctionnalité n'est financé qu'une fois. Cela correspond donc à une bonne gestion préconisée dans la secteur public.
Le nombre d'acteurs est également un facteur essentiel : plus il est important et plus l'outil sera soutenu, évoluera, demandera des investissements propres réduits. Une communauté importante est donc un gage de pérennité et d'évolutivité. Attention donc au piège d'un logiciel sous licence libre mais développé uniquement par un seul acteur comme une société : un pareil outil ne présente à long terme aucune différence avantageuse par rapport à un logiciel propriétaire, que du contraire.

Afin de permettre aux communes wallonnes d'utiliser plus facilement les outils web proposés, l'UVCW a mis en place un serveur central accessible après signature d'une convention (plus d'informations dans le menu intitulé "Infrastructure"). La convention inclut également un service de support concernant la mise en place des outils, leur mise à jour ainsi que la migration vers des nouvelles versions et la maintenance des outils.

Différents outils de support et de communication sont disponibles pour les communes wallonnes. Un de ceux-ci permet d'encoder et de gérer des demandes d'évolution concernant les produits développés c'est-à-dire le développement de nouvelles fonctionnalités. Suivant la généricité de la demande et les priorités dans le développement, cette évolution pourra éventuellement se faire au sein de la communauté (par les développeurs de l'UVCW et des autres acteurs publics). Pour une demande trop spécifique, la commune pourra faire appel à un consultant externe pour réaliser le travail.