College : mode d’emploi

Programme de gestion de Collèges pour les Administrations Communales.

• Gestion de l’Ordre du jour
• Gestion du Procès-verbal de la séance
• Gestion des points du Collège

1. Organisation générale

1.1 Organisation dans Plone

Il est recommandé d’organiser un système de dossiers dans Plone de sorte que la recherche parmis les collèges soit aisée, par exemple : Dossier : Collèges à Dossier : 2005 à Dossier : date du collège à Contenu : Ordre du jour, points proposés par le secrétaire, Procès-verbal de la séance.

2. Marche à suivre lors de la toute première utilisation

2.1. Création des catégories dans portal_college

• Il s’agit des catégories qui vont permettre de grouper sur l’Ordre du jour les Points collège par catégories et ainsi permettre de faciliter l’organisation de l’Ordre du jour

2.2 Création des points récurrents pour l’Ordre du jour et pour le Procès-verbal de la séance

• Il s’agit des points qui seront automatiquement générer à la création d’un Ordre du jour et présentés à cet Ordre du jour et des points qui seront automatiquement générés et adjoints lors de la génration du Procès-verbal de la séance (c’est-à-dire lors de la clôture de l’Ordre du jour)
• Compléter le champ Assemblée avec l’Assemblée par défaut imprimé sur l’Ordre du jour et le Procès-verbal de la séance
• Compléter le champ Dernier numéro contenant le numéro du dernier Point collège du dernier Procès-verbal de la séance
• Compléter le champ Signatures (au format PML) avec les signatures qui seront présentes au bas du Procès-verbal de la séance

3. Marche à suivre lors d’une utilisation classique

3.1 Création d’un Dossier à l’emplacement voulu (ici par exemple : \Collèges\2005\) portant la date de l’Ordre du jour

3.2 Se positionner dans ce dossier et ajouter un Ordre du jour

• Les points récurrents de l’Ordre du jour sont automatiquement créés (s’ils existent dans portal_college !) et présentés à ce dernier

3.3 Ajouter les Points collège nécessaires

• Au besoin, le Secrétaire peut ajouter des points collèges non créés par d’autres services.

3.4 Soumettre les points

• Dans contenu, sélectionner tous les Points collège privés, aller dans changer l’état et tout en bas, sélectionner soumettre puis enregistrer

3.4 Aller sur l’Ordre du jour, cliquer sur Point(s) en attente, sélectionner les Points collège en attente (tous sélectionnés par défaut) et cliquer sur choisir (l’enregistrement peut prendre quelques secondes)

• Imprimer au besoin d’Ordre du jour via la génération PDF (Ordre du Jour à Voir à Icône Générer PDF)

3.5 Pour créer le Procès-verbal de la séance, il faut clôturer l’Ordre du jour lorsque tout les points en attente nécessaires ont été soumis (Ordre du jour à état : clôturer).

• Les points récurrents du Procès-verbal de la séance sont automatiquement créé et adjoints à ce dernier.  Au besoin, pour modifier le numéro du premier Point collège du Procès-verbal de la séance, aller sur ce dernier et aller dans propriétés et changer le champ Numéro du premier numéro.

3.6 Adjoindre les points collège ajoutés durant l’Ordre du jour

• Si des points non présents à l’Ordre du jour doivent être ajoutés au Procès-verbal de la séance, il faut créer ces Points collèges, les soumettre, ce positionner sur le Procès-verbal de la séance et cliquer sur Point(s) à adjoindre

3.7 Modifier le contenu du Procès-verbal de la séance (Procès-verbal de la séance à modifier)

3.8 Imprimer au besoin le Procès-verbal de la séance via la génération PDF (Procès-verbal de la séance à voir à Icône générer PDF)

3.9 Prendre les décisions sur les Points collège du Procès-verbal de la séance

• Allez sur le Procès-verbal de la séance et cliquer sur décisions, sélectionner une décision pour chaque Point collège et cliquer tout en dessous sur enregistrer (l’enregistrement peut prendre quelques secondes)

3.10 Clôturer le Procès-verbal de la séance

• Aller sur le Procès-verbal de la séance et changer son état, sélectionner clôturer