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Application de gestion des organes délibératoires
Note: Return to reference manual view.
1. Description fonctionnelle
Le produit "PloneMeeting" permet à une institution de gérer ses organes délibératoires à travers la gestion :
- de types de séances délibératoires avec chacune leurs caractéristiques
- de points, qui sont proposés pour un ordre du jour d'une séance, avec leurs annexes
- d'ordres du jour qui incluent des points créés par des utilisateurs ainsi que des points récurrents
- de décisions qui sont prises lors du déroulement de la séance
- de procès-verbaux qui contiennent les délibérations
L'outil permet donc par exemple de gérer pour une commune le collège et le conseil communal, pour un CPAS le bureau permanent et le conseil d'action sociale, pour la région wallonne ou bruxelloise les séances du gouvernement, pour n'importe quel organisme ou société le conseil d'administration, etc.
Le principe général est le suivant :
- un membre d'un service crée un point qui devra être discuté lors d'une séance prochaine. Il y indique une description et déjà éventuellement une proposition de délibération. Il peut également y inclure des annexes. Lorsque son point est rédigé, il le propose (pour une séance précise si les séances ont déjà été définies).
- le chef de ce service peut également créer des points et les proposer mais aussi valider les points proposés par les membres de son service.
- le secrétaire qui s'occupe de la gestion de la séance peut créer un ordre du jour et y rajouter les points qui ont été validés. Il organise le contenu de la séance avec ses différents points et peut modifier les propositions de délibérations. Il peut générer, dans différents formats, un document présentant les points de la séance ainsi que leurs annexes. Ce document pourra servir de support de travail lors de la séance.
- Après la séance, le secrétaire modifie les délibérations des points discutés. Il peut y intégrer des points et/ou des documents additionnels. Lorsque les délibérations sont finalisées, il peut à nouveau produire un document contenant le procès-verbal de la séance. Il est possible pour chaque point d'indiquer une décision afin que les différents services puissent accéder à cette décision. Après validation du PV lors de la séance suivante, celui-ci pourra être clôturé.
Un outil complémentaire, en cours de développement, permettra de gérer les tâches faisant suite aux décisions.
2. Caractéristiques de l'application
2.1. Organisation en groupes
L'outil est organisé suivant des groupes.
La notion de groupe est utilisée pour permettre de gérer les points suivant l'organisation structurelle.
Par exemple dans une commune le groupe correspondra à un service tandis qu'au gouvernement wallon le groupe correspondra à un cabinet ministériel.
A chaque groupe correspondent des personnes qui vont pouvoir créer et gérer des points d'une séance.
Les personnes du groupe n'ont pas toutes le même rôle : certaines peuvent créer des points, d'autres les valider, ou alors seulement les consulter.
Les différents rôles, que peuvent avoir les utilisateurs, sont présentés au point suivant.
2.2. Rôles prédéfinis
A travers l'explication fonctionnelle, différents profils d'utilisation ont été présentés. Ces profils sont appelés rôles.
Un rôle reprend en fait un ensemble d'actions réalisables par un utilisateur. A un rôle sont associés des permissions (lecture, écriture, ajout, ...). Par exemple, seul le rôle secrétaire peut créer un ordre du jour.
Un ou plusieurs rôles peuvent être donnés à un ou plusieurs utilisateurs qui reçoivent dès lors les permissions correspondantes.
Les rôles suivants sont présents dans l'application :
-
rédacteur d'un point du groupe : qui peut créer un point et le modifier
-
validateur d'un point du groupe : qui peut créer, modifier et valider les points du service afin de les proposer pour un ordre du jour
-
lecteur d'un point du groupe : qui peut visualiser un point de son service
-
secrétaire : qui peut gérer les points, les ordres du jour et les PV
Il est possible, pour l'administrateur de l'application, d'adapter les permissions associées à chaque rôle en modifiant les workflows du produit.
Un workflow constitue l'ensemble des étapes de traitement d'un élément. Ces étapes sont appelées "état" et le fait de passer d'un état à un autre est appelé une transition.
Par exemple, le début du workflow d'un point pour l'ordre du jour est le suivant :
état "en création" ===========================> état "proposé"
transition "proposer"
On définit pour chaque état et chaque transition des permissions données à certains rôles.
Par exemple pour l'état "en création", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent voir et modifier le point. Pour la transition "proposer", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent l'effectuer pour faire passer le point à l'état "proposé". Et pour ce dernier, on définit que le créateur ne peut plus modifier et que le validateur peut modifier et valider le point. etc...
2.3. Interface générale
Une fois l'utilisateur connecté, l'interface affichée (par défaut) se présente comme suit :
La partie supérieure permet de choisir un type de gestion de séances via un onglet spécifique.
La colonne de gauche contient un menu présentant des liens vers les différents éléments que l'utilisateur connecté peut voir (les points, les séances et les procès-verbaux).
Le menu permet également d'ajouter certains éléments quand l'utilisateur en a la permission.
Le contenu principal varie suivant l'action réalisée ou le type d'élément affiché.
2.4. Ecrans de gestion d'un point
2.4.1. Création d'un point
Lorsqu'un utilisateur choisit d'ajouter un point, le formulaire suivant est affiché :
Les champs suivants sont proposés :
- Titre : intitulé du point tel qu'il apparaîtra dans l'application
- Description dans l'ordre du jour : zone texte contenant une description complète du point proposé. Cette zone est affichée lorsque l'on visualise le point ou l'ordre du jour.
- Groupe proposant : il s'agit d'un des groupes auquel appartient l'utilisateur qui encode le point
- Séance souhaitée : si des séances futures ont déjà été encodées, il est possible de choisir une séance souhaitée dans laquelle ce point devrait être inclus
- Extrait du procès-verbal : zone texte contenant une proposition de délibération pour le point. Cette zone n'apparaît pas automatiquement pour tous les utilisateurs (dépendant du paramétrage de l'application).
2.4.2. Visualisation d'un point existant
Une fois un point créé, il est possible de le visualiser.
Un écran semblable est alors affiché.
Les onglets supérieurs permettent d'effectuer des actions supplémentaires sur le point :
- Modifier : pour accéder au formulaire de modification du point
- Annexes : pour associer des documents annexes au point
- Annexes (à la décision) : pour associer des documents annexes faisant suite à la délibération sur le point
La zone "Etat" se trouvant en haut à droite (dans la barre jaune) indique l'état actuel du point. Dans l'exemple affiché : "en création".
Cet état dépend du workflow associé au type de séance. Les états peuvent donc être différents suivant que l'utilisateur se trouve dans le collège communal, le conseil communal ou tout autre type de séance.
Les icônes en haut à droite permettent également d'effectuer certaines actions sur le point. Le fait de laisser le pointeur de la souris sur l'icône affiche le nom de l'action associée.
Par exemple, dans le cas affiché :
- Imprimer cette page : tout est dit dans l'intitulé
- Basculer en mode plein écran : permet d'afficher le point en plein écran en enlevant de l'affichage les colonnes et la bannière supérieure
- Obtenir la version OpenOffice : permet de générer un document OpenOffice basé sur un modèle intégrant le contenu du point
Plusieurs formats de génération bureautiques différents peuvent être proposés à l'utilisateur (suivant la configuration) :
- génération en PDF
- génération au format ODT (OpenOffice)
- génération au format DOC (Microsoft Word)
- génération au format RTF (Rich Text Format)
La génération en document bureautique est possible pour les points, les ordres du jour et les procès-verbaux.
2.4.3. Ajout d'annexes
Le créateur ou gestionnaire d'un point peut ajouter des annexes à ce premier en cliquant sur l'onglet "Annexes".
L'écran suivant est alors affiché :
Le cadre supérieur affiche des informations sur les annexes déjà liées au point.
En cliquant sur le titre d'une annexe, il est possible de la visualiser.
Le cadre inférieur permet d'ajouter une annexe.
Il est nécessaire de choisir le type d'annexe, d'indiquer un titre représentatif et de sélectionner un fichier.
Une fois que la séance aura eu lieu et que le point aura été délibéré, le rôle "secretaire" pourra ajouter via l'onglet "Annexes (à la décision)" des annexes complémentaires faisant suite à la séance.
2.4.4. Tableau récapitulatif de ses propres points ou des points visibles
Via le menu gauche intitulé "points", il est possible d'afficher ses propres points ou tous les points sur lesquels l'utilisateur courant a un droit de regard.
L'écran suivant est un exemple de ce tableau récapitulatif.
Le titre ainsi que différentes informations comme le créateur du point, la date de création, l'état du point, le nombre d'annexes et leurs types sont affichées.
Suivant l'état du point, le titre est coloré différement.
La dernière colonne affiche les actions possibles sur le point.
Le fait de laisser le pointeur de la souris sur l'icône affiche le nom de l'action associée.
Par exemple :
- Corriger : remet le point dans son état initial de création en attendant une correction par son créateur
- Editer : pour accéder au formulaire de modification du point
- Couper, copier, renommer, effacer
2.5. Ecrans de gestion d'une séance
2.5.1. Création d'une séance
Lorsque l'utilisateur qui en a la permission (rôle secretaire) choisit d'ajouter une séance, le formulaire suivant est affiché :
Il est proposé de choisir une date et l'heure de la séance.
La date est indicative pour différencier les séances mais est aussi utilisée comme garde-fou pour éviter de clôturer une séance qui n'est pas encore passée par exemple.
La zone assemblée est complétée avec l'assemblée configurée par défaut mais peut évidemment être adaptée manuellement.
2.5.2. Visualisation d'une séance
Le fait de cliquer dans le menu de gauche sur une séance affiche l'écran de gestion de la séance :
Le cadre supérieur de l'écran affiche les points qui peuvent être ajoutés à la séance, c'est-à-dire uniquement les points qui ont été validés.
Pour ajouter le point à la séance, il suffit de cliquer sur l'icône .
Il est également possible d'ajouter plusieurs points en même temps. Pour cela, il est nécessaire de sélectionner les points à ajouter à la séance en les cochant/décochant dans la dernière colonne et ensuite de cliquer sur l'icône se trouvant en haut de cette colonne.
Le cadre inférieur affiche les points qui sont déjà inclus dans la séance.
Les points récurrents définis dans la configuration sont automatiquement ajoutés à la séance lors de sa création.
Un point peut être retiré de la séance en cliquant sur l'icône .
L'ordre des points affichés dans le tableau est pris en compte lors de la génération des documents. C'est pourquoi, il est possible de changer cet ordre de deux façons :
- en cliquant sur les icônes
et
- en changeant directement la numérotation d'un point dans la colonne la plus à gauche
Pour la génération de la séance en un document bureautique, il est possible de sélectionner les points que l'on veut voir apparaître dans le document. Cette sélection se fait en cochant/décochant les points dans la dernière colonne (). Par défaut, tous les points sont sélectionnés. Il suffit de décocher les points qu'on ne veut pas voir apparaître dans le document généré. Pour générer le document, il suffit de cliquer sur l'icône du format désiré en haut à droite (dans la ligne de titre de la séance).
Dans la page de gestion de la séance, par défaut, seul le titre de chaque point est affiché. Il est cependant possible d'afficher dans le tableau la description de chaque point en dessous de son titre. Pour cela, il est nécessaire de cliquer sur l'icône se trouvant en haut à droite (dans la ligne de titre de la séance). Un nouveau clic sur l'icône
permet de faire disparaître la description.
Si une petite icône clignotante s'affiche avant le titre d'un point ou que le point a un fond de couleur, cela signifie que le point a été modifié depuis la dernière visualisation par l'utilisateur connecté. Cela permet donc de signaler qu'un changement a été fait sur le point par un autre utilisateur.
Lorsque tous les points ont été rajoutés à la séance, le secrétaire peut geler la séance afin de permettre à l'avance aux personnes participant à la séance de consulter les différents points.
2.5.3. Ajout d'un point complémentaire discuté en séance et non prévu dans l'ordre du jour
Il arrive que des points complémentaires non prévus dans l'ordre du jour initial soient discutés au cours de la séance.
L'application permet de rajouter ces points à la séance et de les distinguer des points originellement prévus à l'ordre du jour.
Pour pouvoir faire cette distinction, le secrétaire doit avoir gelé préalablement la séance.
Les points complémentaires peuvent être créés comme vu précédemment mais il est nécessaire de choisir comme séance souhaitée la séance qui vient d'avoir lieu. Une fois le point validé, il apparaît dans l'écran de gestion de la séance.
Un point créé après que la séance ait été gelée et sélectionné pour celle-ci apparaît dans le cadre supérieur avec un point d'exclamation rouge avant le titre.
Une fois que le point a été rajouté à la séance, il apparaît dans un cadre spécifique destiné aux points complémentaires, tel que présenté ci-dessous.
Une fois que tous les points ont été rajoutés à la séance, le secrétaire peut alors commencer à rédiger le procès-verbal. Il doit pour cela faire passer la séance dans son état de rédaction de PV en cliquant sur le bouton correspondant.
2.6. Ecrans de gestion d'un procès-verbal
2.6.1. Gestion du procès-verbal
Après avoir fait passé la séance dans son état de rédaction du procès-verbal, l'écran de gestion se présente comme suit :
Cet écran de gestion est similaire à l'écran de gestion d'une séance.
Il présente pour chaque point quelques icônes supplémentaires permettant de gérer la décision prise pour chacun des points.
Ces décisions sont en fait liées au workflow puisque les décisions sont différents états attribuables au point, comme par exemple "reporté", "accepté", "refusé", ...
La décision permet à l'agent communal ayant introduit le point de visualiser sur son point un statut représentant la décision (favorable ou négative).
2.6.2. Rédaction du procès-verbal
Le secrétaire peut procéder à la rédaction du procès-verbal de deux façons :
- soit en éditant chaque point séparément (via l'icône de modification) et et complétant la zone réservée au procès-verbal
- soit en cliquant sur l'onglet "Modifier" dans la vue du procès-verbal, ce qui affiche l'écran suivant
Il est possible d'indiquer pour chaque point (en-dessous du titre) la délibération devant faire partie du procès-verbal.
L'avantage de cette écran est de pouvoir rédiger le procès-verbal pour tous les points.
Au moment de la sauvagarde, la délibération de chaque point est sauvegardée dans chacun des points (dans la zone réservée au procès-verbal).
Attention : la zone de modification globale des points apparaît seulement si aucune décision n'a encore été prise sur les points dans l'écran de gestion global.
3. Configuration de l'application
3.1. Panneau de configuration général
Un administrateur peut accéder à la configuration des produits via le lien "Configuration du site".
Il peut alors sélectionner dans le menu de gauche (partie inférieure) l'entrée "PloneMeeting", ce qui affiche l'écran suivant (découpé en 3 parties dans ce manuel car il est assez grand) :
L'écran principal est subdivisé en différentes parties.
Certaines disposent de boutons ou de liens qui renvoient vers des écrans secondaires.
La modification d'une partie des options de l'écran principal se fait via l'onglet "Modifier".
Les différents paramètres sont expliqués en détail dans les écrans. Nous conseillons cependant de ne pas modifier les réglages par défaut si l'administrateur n'en connait pas la portée.
3.2. Gestion des groupes spécifiques à l'application
La partie supérieure de l'écran de configuration général concerne la gestion des groupes.
Cette notion est expliquée dans le point "Organisation en groupes".
La première étape est de créer un groupe PloneMeeting.
Pour cela, il est nécessaire de cliquer sur le bouton "Ajouter un nouveau groupe PloneMeeting".
L'écran suivant est affiché :
Le titre est l'intitulé du groupe tel qu'il apparait dans l'écran de configuration principal.
L'acronyme est un diminutif qui peut être utilisé à différents niveaux pour représenter le groupe qui propose un point (comme dans lé référence du point par exemple).
Une fois le nouveau groupe PloneMeeting créé, 3 groupes Plone sont ajoutés :
- "nom_du_groupe_Plonemeeting (creators)" : destiné aux membres qui peuvent créer des points pour leur groupe/service
- "nom_du_groupe_Plonemeeting (observers)" : destiné aux membres qui peuvent uniquement voir les points de leur groupe/service
- "nom_du_groupe_Plonemeeting (reviewers)" : destiné aux membres qui peuvent valider les points de leur groupe/service
Une même personne peut être dans plusieurs de ces trois groupes du même groupe PloneMeeting et également dans d'autres groups PloneMeeting.
Dans la gestion des utilisateurs (lien "Administration des utilisateurs et des groupes" dans la configuration du site), les rôles suivants (concernant cette application) apparaissent :
- MeetingManager : il s'agit du rôle "secretaire" dont nous avons déjà parlé. Ce rôle peut gérer les séances et les PV. Il doit être donné individuellement aux utilisateurs concernés en cochant la case correspondante quand on liste l'utilisateur.
- MeetingMember : il s'agit du rôle de "rédacteur d'un point" dans un groupe. Ce rôle ne doit pas être donné de manière globale à un utilisateur ou à un groupe. Il est donné automatiquement par l'application de manière locale, c'est-à-dire uniquement dans les dossiers des personnes du groupe.
- MeetingReviewer : il s'agit du rôle de "validateur d'un point" dans un groupe. Ce rôle ne doit pas être donné de manière globale à un utilisateur ou à un groupe. Il est donné automatiquement par l'application de manière locale, c'est-à-dire uniquement dans les dossiers des personnes du groupe.
- MeetingObserverLocal : il s'agit du rôle de "lecteur d'un point" dans un groupe. Ce rôle ne doit pas être donné de manière globale à un utilisateur ou à un groupe. Il est donné automatiquement par l'application de manière locale, c'est-à-dire uniquement dans les dossiers des personnes du groupe.
- MeetingObserverGlobal : ce rôle permet de visualiser les séances publiées. Ce rôle est donné automatiquement à tous les groupes PloneMeeting.
- MeetingArchiveObserver : ce rôle est utilisé pour accéder aux archives des points et séances.
Concrètement, après avoir créé les différents groupes PloneMeeting, l'administrateur doit donc :
- ajouter les utilisateurs dans les bons groupes (dans l'écran de gestion des utilisateurs, faire une recherche sur un utilisateur ou afficher la liste complète, cliquer sur le nom d'un utilisateur, cliquer sur l'onglet "Groupes de l'utilisateur" et ajouter l'utilisateur dans des groupes)(pour d'avantage d'explications sur l'ajout des utilisateurs, se reporter à la documentation concernant la gestion des utilisateurs et des groupes)
- donner globalement le rôle MeetingManager aux personnes qui vont gérer les séances et les PVs (cette opération est expliquée dans la documentation concernant la définition des rôles par utilisateur)
ATTENTION :
A part "MeetingObserverGlobal" et éventuellement "MeetingManager", aucun autre rôle ne doit être donné globalement à des utilisateurs de l'application ou à des groupes (sous peine de disfonctionnement).
Dans le cadre de l'utilisation de l'application dans le produit Container (comme sur le serveur CommunesPlone), il est également nécessaire de donner aux agents communaux le rôle "Agent communal". Seul le rôle "Agent communal" verra les onglets relatifs aux types de séance activés. Ce rôle peut être donné à tous les groupes de l'application PloneMeeting ou individuellement par utilisateur ou encore en ajoutant les utilisateurs dans le groupe "Officials".
3.3. Gestion des configurations de séance
3.3.1. Résumé des types de séances définies
Le deuxième cadre présent dans l'écran de configuration général permet de gérer les types de séance.
Par défaut (dans MeetingCommunes, qui est le produit de configuration de PloneMeeting pour les communes), les types de séance suivants sont préconfigurés : "Collège Communal" et "Conseil Communal".
Le bouton "Ajouter une nouvelle configuration de séance" permet de créer un nouveau type de séance et de le configurer.
En cliquant sur le nom d'un type de séance, il est alors possible d'accéder à la configuration de cet type de séance.
La colonne "active" affiche si le type de séance est activé ou non. Pour activer ou désactiver un type de séance, il faut changer son état.
3.3.2. Vue des paramètres d'une séance
Après voir sélectionné un type de séance, l'écran suivant est affiché (découpé en 3 parties dans ce manuel car il est assez grand).
Les écrans contiennent pour chaque paramètre une explication détaillée.
Les modifications de paramètres peuvent être effectuées de deux manières :- en cliquant sur le bouton "Modifier" de la partie concernée
- en cliquant sur l'onglet "Modifier" qui permet d'accéder à la modification de tous les paramètres agencés suivant différentes pages