Une fois sur le site communal proposant le produit, un citoyen peut s'inscrire en cliquant sur le lien 'S'inscrire'. Un formulaire d'inscription est présenté.
Les informations suivantes doivent être introduites (voir l'écran ci-dessous).
 

 
L'identifiant et le mot de passe seront demandés pour une connexion simple.
Le numéro de registre national sera utilisé lors d'une connexion au moyen de la carte d'identité électronique.
Le choix entre les deux modes de connexion est effectué dans la paramétrisation de l'outil.
Si des champs obligatoires ne sont pas remplis ou si le numéro de registre national est mal formaté, une page indiquant les erreurs propose de corriger les champs correspondants.
Une fois le numéro de registre national enregistré, il n'est plus possible de le modifier. Seul l'administrateur a le droit d'effectuer cette opération.
 

L'écran de connexion est présenté ci-dessous. 

Cet écran présente les modes de connexion activés par l'administrateur.

Il est donc possible de permettre le mode de connexion :

• par identifiant/mot de passe seulement

• par carte d'identité seulement

• par identifiant/mot de passe et par carte d'identité

Une fois connecté, le citoyen peut via un lien (situé par défaut sur un onglet) entrer dans l'application Demandes en ligne (voir l'écran ci-dessous).

Le cadre supérieur reprend les demandes déjà introduites.

Le cadre inférieur gauche liste les demandes qu'il est possible d'effectuer en ligne.

Le cadre inférieur droit explique les icônes affichées à côté des demandes.

Le citoyen peut visualiser une demande déjà introduite en cliquant, dans le cadre supérieur, sur le titre de cette demande.

Le citoyen peut créer une nouvelle demande en cliquant sur son titre dans le cadre inférieur.

Pour les demandes qui nécessitent une connexion au moyen de la carte d'identité électronique, la puce électronique est affichée.

Certaines demandes peuvent être effectuées en ligne mais doivent obligatoirement être réceptionnées à la commune. Dans ce cas, l'icône d'une enveloppe barrée est affichée.

Après avoir sélectionné la nouvelle demande dans la liste proposée, le citoyen doit compléter certains champs qui lui sont proposés (voir l'écran ci-dessous)

Le cadre supérieur reprend les données complétées lors de l'inscription.

Si ces données ne sont plus à jour, il est possible de les modifier via le lien "préférences personnelles".

Les champs à compléter peuvent évidemment varier suivant le type de demande sélectionné.

Le contenu des listes déroulantes est à définir par l'administrateur et peut être différent suivant la demande.

Un prix peut être associé à chaque valeur des listes déroulantes "motifs" et "modes de réception".

Le citoyen a le choix de poursuivre sa démarche en cliquant sur 'Etape suivante' ou alors d'annuler sa demande.

Si des champs obligatoires ne sont pas remplis, une page indiquant les erreurs propose de corriger les champs incorrects.

En visualisant sa demande, le citoyen a le choix d'effectuer certaines actions. La liste des actions possibles sera différente suivant le type de demande et suivant le statut de la demande (l'étape à laquelle elle se situe).

Avant de confirmer sa demande, le citoyen a la possibilité de la modifier. Il peut également l'annuler.

Dans le cas où la demande nécessite un paiement préalable (avant d'être envoyée au domicile par exemple), une zone concernant le mode de paiement est affichée. Actuellement, seul le virement bancaire est disponible. Par après, un paiement par carte de crédit ou par carte bancaire sera disponible pour effectuer un paiement immédiat.

Une fois la demande confirmée, le citoyen peut revenir à l'écran principal des demandes en ligne en cliquant sur le lien 'retour aux demandes en ligne' ou en cliquant sur l'onglet 'Demandes en ligne'. Le citoyen retrouve alors dans la liste des demandes déjà soumises la demande qu'il vient d'introduire. La colonne intitulée 'état' indique le statut de la demande qui va évoluer suivant le traitement effectué par l'agent communal. En cliquant sur le titre de sa demande, le citoyen peut de nouveau la visualiser.

Une fois connecté, l'agent peut via un lien (situé par défaut sur un onglet) entrer dans l'application Demandes en ligne (voir l'écran ci-dessous).

L'agent communal voit les demandes qu'il peut traiter.

Les demandes qui nécessitent un paiement préalable n'apparaissent pas dans cette liste.

Pour ces demandes, il est nécessaire de modifier leur statut à partir du moment où le paiement a été reçu. Cette tâche incombe à l'agent communal qui reçoit le listing des paiements à destination de l'administration communale. Cet agent devra faire passer l'état de la demande de "en attente de paiement" vers "transmise au service concerné".

L'agent communal peut visualiser les demandes suivant certains critères en cliquant sur un lien sous le tableau.

Pour traiter une demande, l'agent communal doit cliquer sur le titre de la demande qu'il veut visualiser.

Après avoir sélectionné une demande à traiter, l'écran de visualisation de la demande apparaît.

L'agent peut sélectionner une action parmi celles proposées. La liste des actions possibles sera différente suivant le type de demande et suivant le statut de la demande.

Pour une demande non valable, l'agent peut rejeter la demande et y indiquer un commentaire d'explication pour le citoyen.

Si l'agent constate une erreur concernant une donnée de la demande, il peut éventuellement la modifier.

Quand une demande est traitée directement, l'agent peut clôturer la demande immédiatement.

Quand une demande nécessite un traitement plus long, l'agent peut indiquer que la demande est en cours de traitement.

Une fois qu'une demande a été traitée, elle n'apparait plus dans la liste des demandes de l'écran principal.

En sélectionnant "Configuration de TeleServices", l'administrateur voit affiché l'écran principal de configuration du produit TeleServices.

Cet écran comporte deux types d'informations différentes :

• dans la partie supérieure, les paramètres généraux et leurs valeurs associées

• dans la partie inférieure, des sous-éléments du panneau de configuration dont

  • des "topic"  qui servent à rechercher des éléments

  • des "folder"  qui contiennent d'autres éléments

La modification des paramètres généraux est expliquée dans le point suivant.

La modification de chaque type de services en ligne s'effectue en entrant dans les "folder" correspondants, comme expliqué plus bas.

Les "topic" (recherches prédéfinies) ne doivent en principe pas être modifiés.

Les valeurs des champs repris en haut de page peuvent être modifiées en cliquant sur l'onglet "Modifier". L'écran d'édition est alors le suivant :

Les deux premières adresses email sont utilisées pour envoyer un mail au service concerné lorsqu'une nouvelle demande en ligne a été créée. Si le champ est laissé vide, aucun email n'est dans ce cas envoyé.

La troisième adresse email est celle renseignée dans le mail que le citoyen reçoit pour confirmation.

La zone "types de demandes activés" reprend tous les types de demandes en ligne du produit TeleServices.

Les types de demande qui sont dans la partie droite et qui sont sélectionnés sont effectivement activés.

Il est possible de désactiver un type en le faisant passer dans la partie gauche. Dans ce cas, ce type de demande n'apparaît plus dans les écrans et ne peut plus être effectué.

Le numéro de compte en banque est le numéro bénéficiaire indiqué pour le paiement d'une demande dans le cas d'un virement bancaire.

La zone "types de paiement activés" reprend tous les types de paiement disponibles dans le produit TeleServices.

Les types de paiement qui sont dans la partie droite et qui sont sélectionnés sont effectivement activés.

Il est possible de désactiver un type en le faisant passer dans la partie gauche. Dans ce cas, ce type de paiement n'est pas proposé au citoyen.

Dans l'écran principal de configuration des services en ligne, il faut cliquer sur le folder correspondant au type de service en ligne à paramétrer pour pouvoir le configurer.

Le type de demande le plus complet (PopulationTeleService) est pris ici comme illustration.

La configuration pour les autres types de services en ligne est très semblable.

Dans le cas de PopulationTeleService, l'écran suivant apparaît :

Cet écran comporte deux types de contenus différents :

• dans la partie supérieure, des "topic" propres à ce type de service en ligne

• dans la partie inférieure, des "folder" qui contiennent d'autres éléments

Le folder intitulé "MotivationTerms" contient tous les motifs de demande qui peuvent être liés à une demande population.

Le folder intitulé "DestinationTerms" contient tous les modes de délivrance qui peuvent être liés à une demande population.

Le folder intitulé "DemandTypeTerms" contient la définition des demandes population qui seront proposées aux citoyens.

En cliquant sur le folder intitulé "MotivationTerms", l'administrateur verra l'écran suivant :

Les motifs de demande présentés ici le sont à titre d'exemple puisque chaque commune peut définir ses propres éléments.

L'administrateur peut ajouter un nouveau motif de demande en cliquant sur le lien "Ajout d'un élément", situé en haut à droite.

Dans Plone, lors de la création ou l'édition d'un élément, c'est le même formulaire qui est utilisé.

L'écran de création du motif de demande est donc le même que celui présenté pour une modification.

Si l'administrateur clique sur un motif existant, l'écran suivant apparaît :

L'administrateur peut couper, copier, coller, renommer ou supprimer le motif en sélectionnant l'action correspondante dans le menu "Actions", situé en haut à droite.

Il peut également activer ou désactiver un motif en changeant son état via le menu "Etat", situé en haut à droite.

Un motif désactivé ne pourra pas être sélectionné ni associé à une demande.

En cliquant sur l'onglet "Modifier", l'administrateur peut modifier les champs du motif à travers l'écran d'édition suivant :

Le champ "Titre" sera visible par le citoyen lorsqu'il devra faire son choix.

Le champ "Description" n'est actuellement pas visible par le citoyen.

Le champ "Prix" est utilisé pour rajouter un coût supplémentaire lié au motif de demande. Ce coût sera ajouté au prix de base du document.

Les fonctionnalités de paramétrage décrites pour le folder "MotivationTerms" sont identiques pour le folder "DestinationTerms". Le même principe d'édition s'applique d'ailleurs en général pour tous les éléments de Plone.

La seule différence entre un motif et un mode de délivrance est un champ supplémentaire pour la délivrance.

Le champ "paiement requis avant traitement" permet d'indiquer qu'un paiement préalable est nécessaire avant de traiter la demande.

En effet pour recevoir le document par la poste, le citoyen devra préalablement avoir payé le montant tandis que si le citoyen indique qu'il passera à la commune chercher son document, il n'est pas nécessaire de le faire payer à l'avance.

Ce folder est le dossier principal contenant la définition des demandes.

En y accédant, l'administrateur verra de manière semblable aux écrans précédents la liste des demandes.

Il pourra, comme cela a été décrit pour les motifs, créer une nouvelle demande en ligne, la modifier, la copier, la couper, la renommer, la coller ou la supprimer.

Les états associés à une demande en ligne sont les suivants :

• désactivé : la demande n'apparaît plus dans les écrans

• pour informations : la demande apparaît seulement dans l'écran "anon_demands_view" (voir plus loin). Sa description sera visible mais la demande ne pourra pas être effectuée en ligne

• en ligne : la demande est réalisable en ligne une fois que le citoyen est connecté

Le formulaire d'édition de la demande en ligne est le suivant :

Le champ "Titre" apparaît dans la liste des demandes que le citoyen peut effectuer.

Le champ "Description" détaille la demande. Son contenu apparaît quand le citoyen clique sur l'icône .

Le champ "Prix" indique le montant de base du document.

Le coût total du document est la somme du montant de base, du montant lié au motif et du montant lié à la destination.

Le champ "Carte d'identité requise" permet d'indiquer que la demande est seulement réalisable si le citoyen est connecté au moyen de sa carte d'identité électronique.

Le champ "Chiffres au début de la communication structurée" est utilisé lorsqu'un paiement est requis.

Le numéro de communication structurée est alors généré en utilisant ces chiffres en première partie.

Le champ peut rester vide mais aussi avoir la même valeur pour toutes les demandes.

La zone "Champs optionnels" permet de sélectionner des champs complémentaires qui apparaîtront dans le formulaire de la demande. Par exemple, l'identité de l'enfant s'il s'agit d'une demande concernant un enfant.

La zone "Motifs de la demande" permet de sélectionner (parmi tous les motifs définis et activés dans le folder "MotivationTerms") les motifs qui seront associés à cette demande. Seuls les motifs sélectionnés seront proposés au citoyen.

La zone "Modes de réception" permet de sélectionner (parmi tous les modes de réception définis et activés dans le folder "DestinationTerms") les modes qui seront associés à cette demande. Seuls les modes de réception sélectionnés seront proposés au citoyen.